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Warenwirtschaftssysteme im Überblick

Warenwirtschaftssysteme sind für jedes Unternehmen ein Muss, um die Logistik souverän zu managen. Während der Fuhrpark der Körper der Logistik ist, ist das Warenwirtschaftssystem der Kopf. An Anbietern mangelt es am Markt nicht, aber welches Warenwirtschaftssystem ist für Ihr Unternehmen das Richtige? Wir stellen Ihnen verschiedene Software-Anbieter vor.

Warenwirtschaftssysteme im Überblick

Offene, geschlossene und integrierte Warenwirtschaftssysteme

Obwohl jedes Warenwirtschaftssytem verschiedene Funktionen hat, unterscheidet man zwischen offenen, geschlossenen und integrierten Warenwirtschaftssystemen. Die Differenzierung in verschiedene Systeme hängt von ihrem Umfang ab. Um als ein geschlossenes System gelten zu können, muss ein Wawi-System folgende Funktionen erfüllen: Warenein- und Warenausgangs-Modul, Dispositions-Modul, Bestellwesens-Modul und Marketing-Modul. Fehlt eine dieser Funktionen, wird von einem offenen Warenwirtschaftssystem gesprochen. Bei einem integrierten Warenwirtschaftssystem besteht eine Anbindung an einen externen Dienstleister - beispielsweise die eigene Bank oder ein Marktforschungsinstitut.

Egal, ob Sie einen Online Shop oder ein lokales Geschäft betreiben, die Logistik ist einer Ihrer Kernaufgaben. Oft wird diese unterschätzt. Gerade bei Start-Up-Unternehmen: Am Anfang plätschert hier und da mal eine Bestellung herein, und die Logistik ist überschaubar. Doch plötzlich boomt der Laden, und die Logistik nimmt überhand. Ohne ein Warenwirtschaftssystem, kurz Wawi-System, geraten Sie plötzlich ins Rudern und verlieren den Überblick. Die Unzufriedenheit der Kunden wächst und Ihre Reputation leidet.

Aber auch traditionelle Familienbetriebe sind vor so einer Misere nicht gefeit. Viele ältere Unternehmen verpassen den Wechsel von einer manuellen Warenwirtschaft zu einem digitalen Warenwirtschaftssystem. Oft ist die Hemmung, sich mit einem neuem System auseinanderzusetzen größer, als die Aussicht Zeit, Kosten und Nerven zu sparen.

Warum Sie auf ein Warenwirtschaftssystem nicht verzichten sollten

Die ersten Warenwirtschaftssysteme haben lediglich den Wareneingang- und -ausgang notiert. Heute kann ein Warenwirtschaftssystem Sie nicht nur in der Lagerhaltung, sondern auch im Einkauf, Verkauf und der damit verbundenen Buchhaltung unterstützen: Es erstellt Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen und berechnet Ihnen den Bedarf für Ihren Warenbestand. Bei einem großen Umfang an Funktionen wird ein Warenwirtschaftssystem auch als ERP-System bezeichnet. Das ERP steht dabei für „Enterprise Resource Planning-System“, also eine Software, die verschiedene Unternehmensbereiche miteinander verbindet. Je mehr Funktionen ein Warenwirtschaftssystem hat, desto aufwendiger ist die Einarbeitung von Mitarbeitern. Daher sollten Sie sich darüber bewusst werden, für welchen Umfang Sie ein Warenwirtschaftssystem brauchen.

Vorteile eines Warenwirtschaftssystems:

  • Alle Vorgänge im Lager, Einkauf und Verkauf sind zentral in einem System gespeichert, können somit analysiert und optimiert werden.
  • Durch ein Warenwirtschaftssystem werden verschiedene Prozesse transparent, was die Kommunikation ungemein erleichtert. So können Aufgaben leichter übertragen werden, falls ein Mitarbeiter z.B. aufgrund von Krankheit oder Urlaub ausfällt.
  • Viele Prozesse werden durch ein Wawi automatisiert, wodurch Zeit für wichtigere Aufgaben gespart wird.

Open Source Warenwirtschaftssysteme

Wenn Ihr Budget sehr begrenzt ist, oder Sie sich erstmal einen unverbindlichen Überblick über die Welt der Wawi-Systeme verschaffen wollen, ist ein kostenloses Open Source Programm genau das Richtige.

JTL Wawi

Das Open Source Programm JTL bietet ein kostenloses Warenwirtschaftssystem neben seinem kostenpflichtigen Online Shop an. Aber auch, wenn Sie keinen Online Shop über JTL betreiben, können Sie das Wawi-System kostenlos downloaden und nutzen. Generell ist JTL auf den Online- und Versandhandel spezialisiert. Dementsprechend bietet es Schnittstellen zu online Marktplätzen wie Amazon oder ebay. Ein großer Vorteil ist, dass es für JTL eine Vielzahl an ebenso kostenlosen Plugins aus dem CRM Bereich gibt. So zum Beispiel das Plugin Nosto.

Open Z

Das OpenZ System ist absolut cloud-basiert und dennoch sicher vor unbefugtem Zugriff. Der große Vorteil ist, dass Sie persönlich Speicherplatz sparen und ortsunabhängig auf Ihre Daten zugreifen können. Im Jahr 2014 wurde OpenZ in der Kategorie Open Source ERP zum Testsieger gekürt. Bereits die kostenlose Version ist sehr umfangreich, aber auch die kostenpflichtigen Versionen sind recht preiswert.

Kostenpflichtige Warenwirtschaftssysteme

Alle Warenwirtschaftssysteme unterscheiden sich anhand ihres Umfangs und ihrer Sonderfunktionen. Daher ist es von den Anforderungen Ihres Unternehmens abhängig, welches Warenwirtschaftssystem für Sie am besten geeignet ist. Die folgenden Systeme eignen sich besonders für kleinere und mittelständische Unternehmen — werden oft aber auch von größeren Firmen genutzt.

Lexware

Das Lexware Warenwirtschaftssytem unterstützt Sie vor allem im Bereich Verkauf und hilft Ihnen, die Buchhaltung zu bewältigen. Es richtet sich insbesondere an Freiberufler und mittelständische Unternehmen und gibt Ihnen als Nutzer anhand von Infografiken immer eine konkrete Übersicht über Ihren Stand. Darüber hinaus unterstützt Lexware auch die Erstellung und Versendung von elektronischen Rechnungen inklusive gültiger, digitaler Signaturen. So können Sie an Druckkosten sparen und tuen der Umwelt etwas gutes. Neben seiner Effizienz im Rechnungswesen bietet Lexware einen guten Überblick über den eigenen Warenbestand. Die monatlichen Kosten für die Lizenz sind überschaubar.

Büro+ Microtech

Die Software-Lösung des Anbieters Microtech, Büro+, hat ihren Schwerpunkt ebenso auf der Buchhaltung. Darüber hinaus enthält die Software aber auch Funktionen im Bereich Lagerbestand, Pflege der Kundendaten, Gutscheinverwaltung und ermöglicht verschiedene Zahlungsarten. Der große Vorteil von Büro+ ist, dass es diverse Schnittstellen zu anderen Systemen anbietet. So kann man die Software einfach um die Funktionen ergänzen, die einem wichtig sind. Zum Beispiel bietet Büro+ eine Schnittstelle zu dem Produkt- und Informationsmanagement-System sync4. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern können Sie Büro+ 90 Tage kostenlos testen — unabhängig von der Version. Die Lizenzen sind sehr erschwinglich und Sie können selber entscheiden, ob Sie diese monatlich oder einmal komplett bezahlen.

SAP Business One

Neben den Grundfunktionen im Bereich Buchhaltung, Lager, Ein- und Verkauf hat SAP Business One mehr als 550 Funktionserweiterungen. Damit kann man das System den eigenen Unternehmensanforderungen anpassen. Zudem ist in der Grundausstattung ein CRM-Modul integriert. SAP Business One eignet sich sowohl für kleinere Unternehmen ab 10 Personen wie auch für Großunternehmen mit bis zu 100 Personen. Je nachdem, welche Funktionen man benötigt, kann man auch eine eingeschränkte Version des Systems erwerben. Die Lizenzkosten für die Nutzung der Software fallen einmalig an, weswegen diese zunächst recht hoch erscheinen. Allerdings relativieren sich die Kosten, wenn Sie diese auf den unbegrenzten Nutzungszeitraum herunter rechnen.

Microsoft Dynamics Nav

Das Microsoft Dynamics Nav System hat den großen Vorteil, dass die Benutzeroberfläche den sonstigen Microsoft-Anwendungen sehr ähnlich ist. Dementsprechend fällt Microsoft-Nutzern die Eingewöhnung hier oft um einiges leichter. Darüber hinaus bietet das System auch Schnittstellen zu den sonstigen Microsoft Anwendungen wie Microsoft Office, Microsoft Sharepoint und Microsoft Dynamics 365 CRM. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass es das Wawi-System von Microsoft in verschiedenen, branchenspezifischen Ausführungen gibt. Auch spezielle Anpassungswünsche an die Software können kommuniziert und umgesetzt werden, da die Architektur der Software sehr offen gehalten ist. Zudem ist das System auch über Tablet oder Smartphone zu bedienen.

Webshop- und Warenwirtschaftssystem

Wenn Sie einen Online-Shop (Link zum Online Shop-Artikel) betreiben, sollten Sie in jedem Fall darauf achten, dass Ihre Shop-Software und Ihr Wawi-System miteinander kompatibel sind. Das erspart Ihnen die manuelle Datenübertragung, und damit viel Zeit und Arbeit. Für kleinere und mittelständische Unternehmen gibt es Softwarelösungen, die Webshop- und Warenwirtschaftssystem von Anfang an vereinen.

Plentymarkets

Das Unternehmen plentymarkets bietet seinen Kunden sowohl eine individuelle und responsive Online-Shop-Lösung als auch ein umfangreiches Warenwirtschaftssystem. Beide Systeme sind recht offen gehalten und erlauben auch die Integration von eigenen oder externen Plugins. Der große Vorteil von Plentymarkets ist das flexible Geschäftsmodell: Es gibt keine monatlichen Fixkosten, sondern Sie zahlen pro Auftrag 0,10 oder 0,07 Cent. Gerade für Start-Ups bleiben die Anfangskosten so sehr überschaubar. Falls das Geschäft sehr gut läuft und die Bezahlung pro Auftrag Ihnen zu kostenintensiv wird, können Sie auch auf die Business oder Professional Version mit einem monatlichen Fixbetrag für die Lizenznutzung umsteigen. Anhand des Kostenrechners können Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, bei welchen Verkaufszahlen welche Lizenzkosten auf Sie zu kommen. Zudem bietet Plentymarkets eine Anbindung an bestehende Marktplätze wie ebay, Amazon und Dawanda an. Leider ist nicht jedes Online-Shop-Layout, das zur Verfügung steht, responsiv und auch das SSL-Zertifikat muss jedes Jahr auf eigene Kosten erneuert werden.

PowerGap

Der Vorteil von Powergap ist, dass das Online-Shop-System auch die Anbindung von externen Warenwirtschaftssystemen ermöglicht. Falls Sie also bereits ein bestimmtes Warenwirtschaftssystem nutzen, können Sie dieses in wenigen Schritten mit dem Online-Shop-System von PowerGap verbinden. Weitere große Vorteile: Alle Online-Shop-Seiten sind responsiv und, das SSL-Zertifikat ist in der laufenden Lizenz immer inbegriffen. Sie müssen das SSL-Zertifikat also nicht jährlich selbstständig erneuern. Zudem bietet PowerGap eine Schnittstelle zu bereits bestehenden Marktplätzen wie Amazon oder ebay. Ein wenig gewöhnungsbedürftig ist, dass sich der Preis für die PowerGap-Lizenz nach den Aufrufen der eigenen Website richtet. Dabei bezahlt man direkt zu Anfang 149 Euro im Monat bei einer Besucherzahl von bis zu 30.000 Personen. Für eine Besucherzahl über 30.000, und wenn es nur zwei, drei Aufrufe mehr sind, zahlen Sie direkt 50 Euro mehr.

Darauf sollten Sie vor dem Kauf eines Warenwirtschaftsystems achten:

Nun kennen Sie verschiedene Warenwirtschaftssysteme mit Ihren Schwerpunkten sowie Vor- und Nachteilen. Vielleicht haben Sie auch schon einen Favoriten. In jedem Fall sollten Sie sich nicht scheuen, Rücksprache mit dem Software-Anbieter zu halten, um offene Fragen zu klären. Schauen Sie sich im Vorfeld am besten eine Demo-Version Ihres favorisierten Warenwirtschaftssystems an, um im Vorhinein einzuschätzen, ob die Benutzeroberfläche Ihnen zusagt.

CRM als wichtiger Bestandteil eines Warenwirtschaftssystems

Die Abkürzung CRM steht für „Customer Relation Management“ , also die Pflege der Kunden. Dieser zentrale Punkt der Unternehmenspolitik umfasst die Bindung bereits bestehender Kunden sowie die Akquise neuer Kunden. Ein CRM-System kann Ihnen helfen, Kundendaten übersichtlich und einheitlich abzulegen und auszuwerten. So können Sie dann adäquat auf die Wünsche Ihrer Kunden reagieren. Einige Wawi-Systeme haben bereits ein CRM-Modul integriert, andere bieten zumindest eine Schnittstelle. Falls Sie sich zunächst einen Überblick darüber verschaffen wollen, was ein CRM-System leisten kann, empfehlen wir Ihnen ein Open Source CRM zu testen. Wenn Sie die Lizenz für ein kostenpflichtiges Warenwirtschaftssystem erwerben, achten Sie darauf, dass auch ein CRM-Modul vorhanden ist.